Prosedur Mahasiswa

Pengajuan Persuratan Internal terdiri dari:

  1. Surat Tugas Dosen Pembimbing Lomba
  2. Surat Tugas Dosen Pendamping Kegiatan (Wajib Melampirkan Rundown)
  3. Surat Permohonan sebagai Narasumber/Pemateri/Juri/Wasit/Reviewer (Internal UB)
  4. Surat Tugas Mahasiswa Aktif Sebagai Narasumber/Pemateri/Juri/Wasit/Reviewer
  5. Surat Dispensasi Kuliah (mengikuti Lomba/Kompetisi)
  6. Surat Dispensasi Kuliah (Mengikuti Kegiatan Non-Lomba) – (Wajib Melampirkan Rundown)
  7. Permohonan Tanda Tangan Pejabat (Sertifikat)
  8. Permohonan Undangan Pejabat Kampus
  9. Permohonan Membuka Acara (Wajib Melampirkan Rundown)

Alur Pengajuan Persuratan Internal:

  1. Lembaga/Mahasiswa mengisi permohonan pengajuan persuratan internal pada link berikut: https://s.ub.ac.id/pengajuanpersurataninternal 
  2. Staf Kemahasiswaan memproses pengajuan pada sistem persuratan Nodin FH
  3. Lembaga/Mahasiswa mengecek status pengajuan persuratan internal pada link berikut: https://s.ub.ac.id/cekstatussuratinternal 
  4. Staf Kemahasiswaan mengirim surat yang telah diproses ke email/WA pemohon

Pengajuan Persuratan Eksternal terdiri dari: 

  1. Surat Permohonan sebagai Narasumber/Pemateri/Juri/Wasit/Reviewer (Eksternal UB)
  2. Surat Rekomendasi Beasiswa
  3. Surat Belum Menerima Beasiswa
  4. Surat Delegasi Lomba (Mengirim Peserta)
  5. Surat Persetujuan Penyelenggaraan Lomba/Kompetisi
  6. Surat Ijin Survey (Kegiatan Kemahasiswaan)
  7. Surat Keterangan Berkelakuan Baik
  8. Permohonan Ijin Menyelenggarakan Kegiatan Pengabdian/Kemanusiaan/Kemasyarakatan (untuk kegiatan eksternal)
  9. Permohonan Pengiriman Delegasi Peserta Kegiatan (Menerima Peserta dari Eksternal)

Alur Pengajuan Persuratan Eksternal:

  1. Lembaga/Mahasiswa mengisi permohonan pengajuan persuratan eksternal pada link berikut: https://s.ub.ac.id/pengajuanpersurataneksternal 
  2. Staf Kemahasiswaan memproses pengajuan pada sistem persuratan Nodin FH
  3. Lembaga/Mahasiswa mengecek status pengajuan persuratan eksternal pada link berikut: https://s.ub.ac.id/cekstatussurateksternal 
  4. Staf Kemahasiswaan mengirim surat yang telah diproses ke email/WA pemohon 

Alur Pengajuan Peminjaman Zoom Premium 

  1. Lembaga/Mahasiswa mengisi permohonan pengajuan pada link: https://s.ub.ac.id/pengajuanzoomlembaga2024
  2. Staf Kemahasiswaan mengirimkan link zoom ke email/WA pemohon

Jenis Pengajuan Proposal Kegiatan terdiri dari:

  1. Delegasi Lomba
  2. Penyelenggara Lomba
  3. Internal Lembaga
  4. Rekognisi
  5. Penelitian/Riset
  6. Proyek Kemanusiaan
  7. Proyek di Desa
  8. Wirausaha Mahasiswa
  9. Studi/Proyek Independen
  10. Kegiatan Kepemimpinan
  11. Kegiatan Wawasan Kebangsaan
  12. Kegiatan Pembinaan Karakter
  13. Kegiatan Anti Korupsi
  14. Kegiatan Anti Penyalahgunaan NAPZA
  15. Kegiatan Anti Radikalisme
  16. Kegiatan Green Campus
  17. Kegiatan Pencegahan Kekerasan Seksual dan Perundungan

Alur Pengajuan Proposal Kegiatan

  1. Lembaga/Mahasiswa membuat proposal sesuai format berikut: https://s.ub.ac.id/panduandantemplateproposal 
  2. Lembaga/Mahasiswa mengisi pengajuan proposal pada link berikut: https://s.ub.ac.id/pengajuanproposalkegiatanfhub 
  3. Staf memproses pengajuan proposal melalui sistem persuratan Nodin dan Sistem Keuangan (Siraloka) Fakultas 
  4. Bendahara Keuangan Fakultas menghubungi pemohon untuk proses pencairan
  5. Lembaga/Mahasiswa dapat mengecek status pengajuan pada link berikut: https://s.ub.ac.id/cekstatuspengajuanproposal

Alur Pengajuan LPJ Kegiatan

  1. Lembaga/Mahasiswa membuat LPJ Kegiatan sesuai format berikut: https://s.ub.ac.id/panduandantemplatelpj 
  2. Lembaga/Mahasiswa mengisi pengajuan LPJ pada link berikut: https://s.ub.ac.id/pengajuanlpj2024 
  3. Staf Kemahasiswaan mengoreksi LPJ yang sudah masuk

Alur Pengajuan Prestasi Mahasiswa

  1. Mahasiswa menyiapkan data prestasi yang akan diinput sesuai persyaratan. Panduan pengisian prestasi: https://kemahasiswaan.ub.ac.id/reward-mahasiswa/ 
  2. Mahasiswa mengisi data prestasi melalui link: https://siam.ub.ac.id/ 
  3. Staf Kemahasiswaan Fakultas memvalidasi prestasi yang diinput oleh mahasiswa
  4. Jika sudah divalidasi oleh staf kemahasiswaan Fakultas, mahasiswa bisa melakukan pengajuan reward prestasi
  5. Staf Kemahasiswaan Rektorat memvalidasi pengajuan reward prestasi yang diajukan oleh mahasiswa

Alur Pengajuan Legalisir Daring

  1. Melakukan Pembayaran
    No Rekening 1328 738 600 (Virtual Account BRI) Rp. 100.000,- (untuk 10 lembar ijazah, 10 lembar transkrip dan biaya pengiriman)
  2. Mengisi form data diri
    Isi identitas diri dan unggah berkas melalui tautan https://s.ub.ac.id/pendaftaranlegalisirfhub
  3. Status berkas
    Status berkas dapat dilihat pada tautan https://s.ub.ac.id/statuspengajuanlegalisir

Alur Pengajuan Legalisir Luring

  1. Melakukan Pembayaran 
    No Rekening 1328 738 600 (Virtual Account BRI) Rp. 2.000,- / lembar.
  2. Mengajukan berkas fisik yang akan dilegalisir ke PLT dengan kelengkapan berkas seperti fotocopy berkas yang akan dilegalisir dan bukti transfer (masing-maisng maksimal 10 lembar).
  3. Mengisi kuisioner Tracer Study pada akun https://sinatra.ub.ac.id/ 
    Contoh bukti pengisian kuisioner tracer study
  4. Mengisi form data diri
    Isi identitas diri melalui tautan https://s.ub.ac.id/pendaftaranlegalisirfhub
  5. Status berkas
    Status berkas dapat dilihat pada tautan https://s.ub.ac.id/statuspengajuanlegalisir
  6. Pengambilan Berkas
    Jika status berkas “Selesai, bisa diambil” silahkan ambil berkas melalui PLT

Alur Pengajuan Penayangan Videotron

  1. Lembaga/Mahasiswa membuat surat permohonan pengajuan sesuai format berikut : https://s.ub.ac.id/templatevideotron
  2. Surat Permohonan ditujukan ke Wakil Dekan II Bidang Umum, Keuangan, dan Sumber Daya Fakultas Hukum Universitas Brawijaya mengetahui Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kewirausahaan Mahasiswa
  3. Lembaga/Mahasiswa memberikan surat pengajuan ke bagian PLT (Pusat Layanan Terpadu) FH UB
  4. PLT memproses surat pengajuan 
  5. Lembaga/Mahasiswa mengecek persetujuan penayangan videotron ke bagian PLT

Alur Pengajuan Unggah Berita Media Sosial FH

  1. Lembaga/Mahasiswa mengisi pengajuan Unggah Berita Media Sosial FH pada link: https://forms.gle/945RMkkrTo5W8VdQ9 
  2. Lembaga/Mahasiswa konfirmasi pengisian ke bagian PSIK dengan menghubungi nomor kontak 085646765163 (Rama)

Alur Pengajuan Peminjaman Ruang

  1. Lembaga/Mahasiswa mengecek terlebih dahulu ketersediaan ruang melalui link http://fh.ub.ac.id/room/   
  2. Lembaga/Mahasiswa membuat surat permohonan pengajuan sesuai format berikut: https://s.ub.ac.id/templatepeminjamanruangan  Surat Permohonan ditujukan ke Wakil Dekan II Bidang Umum, Keuangan, dan Sumber Daya Fakultas Hukum Universitas Brawijaya mengetahui Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kewirausahaan Mahasiswa
  3. Pemohon tidak diperbolehkan menggunakan TTD scan atau barcode
  4. Lembaga/Mahasiswa memberikan surat pengajuan ke bagian PLT (Pusat Layanan Terpadu) FH UB
  5. PLT memproses surat pengajuan 
  6. Lembaga/Mahasiswa mengecek persetujuan peminjaman ruang ke bagian PLT

Alur Pengajuan Permintaan Vandel

  1. Lembaga/Mahasiswa membuat surat permohonan pengajuan sesuai format berikut: https://s.ub.ac.id/templatepengajuanvandel Surat Permohonan ditujukan ke Wakil Dekan II Bidang Umum, Keuangan, dan Sumber Daya Fakultas Hukum Universitas Brawijaya mengetahui Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kewirausahaan Mahasiswa
  2. Pemohon tidak diperbolehkan menggunakan TTD scan atau barcode
  3. Lembaga/Mahasiswa memberikan surat pengajuan ke bagian PLT (Pusat Layanan Terpadu) FH UB
  4. PLT memproses surat pengajuan 
  5. Lembaga/Mahasiswa mengecek persetujuan permintaan vandel ke bagian PLT

Catatan tambahan
Permohonan vandel untuk pembicara dan mitra hanya diperbolehkan untuk yang berada di Luar Provinsi Jawa Timur. Untuk wilayah Jawa Timur hanya diperbolehkan untuk pembicara dan mitra yang berlokasi di Surabaya.