Prosedur Mahasiswa

Surat Tugas Dosen Terdiri Dari :

  1. Permohonan Surat Tugas Dosen Sebagai Pembimbing Lomba/ Kejuaraan/ Kompetisi
  2. Surat Tugas Dosen Sebagai Pembimbing Kegiatan
  3. Surat Tugas Dosen Sebagai Narasumber/Pemateri
  4. Surat Tugas Dosen Sebagai Juri
  5. Surat Tugas Dosen Sebagai Reviewer
  6. Surat Tugas Dosen Sebagai Moderator

Alur Pengajuan :

  1. Lembaga/Mahasiswa menyiapkan surat permohonan sesuai dengan sesuai format yang ditentukan. Format/Template Surat Permohonan: https://s.ub.ac.id/templatepermohonanstdosen
  2. Lembaga/Mahasiswa menyerahkan surat permohonan dengan mengisi pada tautan berikut: https://s.ub.ac.id/formpermohonanstdosen
    Waktu Penyerahan Surat Pengajuan Permohonan: Paling lambat 12 hari sebelum hari pelaksanaan kegiatanLembaga
  3. Mahasiswa dapat melihat status pengajuan pada link berikut: https://s.ub.ac.id/trackingpengajuankmhsfhub2025

Surat Internal Terdiri Dari :

  1. Permohonan Surat Dispensasi Kuliah mengikuti Lomba/Kompetisi (Wajib Melampirkan Timeline/Rundown)
  2. Surat Dispensasi Mengikuti Kegiatan Non-Lomba (Wajib Melampirkan Timeline/Rundown)
  3. Permohonan Tanda Tangan Pejabat (Sertifikat)
  4. Permohonan Membuka Acara (Wajib Melampirkan Rundown)
  5. Permohonan Undangan Pejabat Kampus
  6. Surat Tugas Mahasiswa Aktif Sebagai Narasumber/ Pemateri/ Juri/ Wasit/ Reviewer

Alur Pengajuan :

  1. Lembaga/Mahasiswa menyiapkan surat permohonan sesuai dengan sesuai format yang ditentukan. Format/Template Surat Permohonan: https://s.ub.ac.id/templatesuratinternal
  2. Lembaga/Mahasiswa menyerahkan surat permohonan dengan mengisi pada tautan berikut: https://s.ub.ac.id/suratinternal2025 Waktu Penyerahan Surat Pengajuan Permohonan: Paling lambat 7 hari sebelum hari pelaksanaan kegiatan
  3. Lembaga/Mahasiswa dapat melihat status pengajuan pada link berikut: https://s.ub.ac.id/trackingpengajuankmhsfhub2025

Surat Eksternal Terdiri Dari

  • Permohonan sebagai Narasumber/Pemateri/Juri/Wasit/Reviewer (Eksternal UB)
  • Permohonan Surat Belum Menerima Beasiswa
  • Permohonan Surat Delegasi Lomba dan Non Lomba (Mengirim Peserta)
  • Surat Perizinan Penyelenggaraan Lomba/Kompetisi
  • Surat Ijin Survey (Kegiatan Kemahasiswaan)
  • Permohonan Ijin Menyelenggarakan Kegiatan Eksternal/di luar kampus

Alur Pengajuan

  1. Lembaga/Mahasiswa menyiapkan surat permohonan sesuai dengan sesuai format yang ditentukan. Format/Template Surat Permohonan: https://s.ub.ac.id/templatesurateksternal
  2. Lembaga/Mahasiswa menyerahkan surat permohonan dengan mengisi pada tautan berikut: https://s.ub.ac.id/surateksternal2025
    Waktu Penyerahan Surat Pengajuan Permohonan:  Paling lambat 5 hari sebelum hari pelaksanaan kegiatan
  3. Lembaga/Mahasiswa dapat melihat status pengajuan pada link berikut: https://s.ub.ac.id/trackingpengajuankmhsfhub2025

Jenis Pengajuan Proposal Kegiatan terdiri dari:

  1. Delegasi Lomba
  2. Penyelenggara Lomba
  3. Internal Lembaga
  4. Rekognisi
  5. Penelitian/Riset
  6. Proyek Kemanusiaan
  7. Proyek di Desa
  8. Wirausaha Mahasiswa
  9. Studi/Proyek Independen
  10. Kegiatan Kepemimpinan
  11. Kegiatan Wawasan Kebangsaan
  12. Kegiatan Pembinaan Karakter
  13. Kegiatan Anti Korupsi
  14. Kegiatan Anti Penyalahgunaan NAPZA
  15. Kegiatan Anti Radikalisme
  16. Kegiatan Green Campus
  17. Kegiatan Pencegahan Kekerasan Seksual dan Perundungan

Alur Pengajuan Proposal Kegiatan

  1. Lembaga/Mahasiswa menyiapkan Proposal Kegiatan. Template Proposal: https://s.ub.ac.id/templateproposal2025
  2. Lembaga/Mahasiswa menyerahkan surat permohonan dengan mengisi pada tautan berikut: https://s.ub.ac.id/pengajuanproposalkegiatan2025
  3. Lembaga/Mahasiswa dapat melihat status pengajuan pada link berikut: https://s.ub.ac.id/trackingpengajuankmhsfhub2025

Catatan Tambahan : 

  1. Pendanaan terhadap delegasi lomba terbatas hanya untuk mahasiswa yang mengikuti organisasi di fakultas hukum saja.
  2. Waktu Penyerahan Proposal Dana Kegiatan jika sebagai penyelenggara tingkat nasional paling lambat 2 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan; jika sebagai penyelenggara tingkat regional atau internal lembaga paling lambat 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan.
  3. Waktu Penyerahan Proposal Dana Kegiatan Lomba jika kegiatan perlombaan tanpa adanya babak final/ penyaringan peserta, maka delegasi waib menyerahkan proposal kegiatan paling lambat 20 hari sebelum pelaksanaan kegiatan; jika kegiatan perlombaan menggunakan sistem babak final, proposal diajukan maks 7 hari atau sebelum keberangkatan delegasi ke lokasi perlombaan.
  4. Untuk proposal permohonan dana, mahasiswa akan dihubungi oleh bagian kemahasiswaan untuk cetak proposal dan jadwal pengambilan dana.
  5. Seluruh proposal (lomba/non lomba) wajib diajukan ke kemahasiswaan terlebih dahulu sebelum melakukan pembayaran ke pihak luar. Segala bentuk pembayaran yang telah keluar sebelum adanya persetujuan dari bagian kemahasiswaan, tidak dapat direimburse/diganti/dicairkan.

Alur Pengajuan LPJ Kegiatan

  1. Lembaga/Mahasiswa menyiapkan Laporan Kegiatan. Template LPJ https://s.ub.ac.id/templatelpj2025
  2. Lembaga/Mahasiswa menyerahkan Laporan Kegiatan dengan mengisi pada tautan berikut: https://s.ub.ac.id/pengajuanlpjkegiatan2025
  3. LPJ yang diserahkan berupa softifle dan hardfile. Mohon menginput softfile terlebih dahulu, kemudian segera membawa Hardfile LPJ ke bagian Kemahasiswaan (tanpa harus menunggu konfirm dari kemahasiswaan).

Catatan Tambahan :

  1. Waktu Penyerahan LPJ Dana Kegiatan jika sebagai penyelenggara tingkat nasional paling lambat 1 bulan setelah pelaksanaan kegiatan; jika sebagai sebagai penyelenggara tingkat regional atau internal lembaga paling lambat 2 minggu setelah pelaksanaan kegiatan.
  2. Waktu Penyerahan LPJ sebagai peserta delegasi kegiatan/lomba, jika delegasi baru melakukan pembayaran biaya pendaftaran dan masih diikuti babak final, maka delegasi waib menyerahkan laporan kegiatan paling lambat 3 hari setelah pengumuman masuk ke babak final; jika delegasi dinyatakan tidak lolos dalam babak selanjutnya, laporan wajib diajukan sesegera mungkin.
  1.  

Alur Pengajuan Prestasi Mahasiswa

  1. Mahasiswa menyiapkan data prestasi yang akan diinput sesuai persyaratan.
  2. Mahasiswa mengisi data prestasi melalui siam
  3. Staf Kemahasiswaan Fakultas memvalidasi prestasi yang diinput oleh mahasiswa
  4. Jika sudah divalidasi oleh staf kemahasiswaan Fakultas, mahasiswa bisa melakukan pengajuan reward prestasi
  5. Staf Kemahasiswaan Rektorat memvalidasi pengajuan reward prestasi yang diajukan oleh mahasiswa

Alur Pengajuan Legalisir Daring

  1. Melakukan Pembayaran
    No Rekening 1328 738 600 (Virtual Account BRI) Rp. 100.000,- (untuk 10 lembar ijazah, 10 lembar transkrip dan biaya pengiriman)
  2. Mengisi form data diri
    Isi identitas diri dan unggah berkas melalui tautan https://s.ub.ac.id/pendaftaranlegalisirfhub
  3. Status berkas
    Status berkas dapat dilihat pada tautan https://s.ub.ac.id/statuspengajuanlegalisir

Alur Pengajuan Legalisir Luring

  1. Melakukan Pembayaran 
    No Rekening 1328 738 600 (Virtual Account BRI) Rp. 2.000,- / lembar.
  2. Mengajukan berkas fisik yang akan dilegalisir ke PLT dengan kelengkapan berkas seperti fotocopy berkas yang akan dilegalisir dan bukti transfer (masing-maisng maksimal 10 lembar).
  3. Mengisi kuisioner Tracer Study pada akun https://sinatra.ub.ac.id/ 
    Contoh bukti pengisian kuisioner tracer study
  4. Mengisi form data diri
    Isi identitas diri melalui tautan https://s.ub.ac.id/pendaftaranlegalisirfhub
  5. Status berkas
    Status berkas dapat dilihat pada tautan https://s.ub.ac.id/statuspengajuanlegalisir
  6. Pengambilan Berkas
    Jika status berkas “Selesai, bisa diambil” silahkan ambil berkas melalui PLT

Alur Pengajuan Peminjaman Zoom Premium 

  1. Lembaga/Mahasiswa mengisi permohonan pengajuan pada link : https://s.ub.ac.id/pengajuanzoom2025
  2. Staf Kemahasiswaan mengirimkan link zoom ke email/WA pemohon

Alur Pengajuan Unggah Berita Media Sosial FH dan Website 

1. Lembaga/Mahasiswa mengisi pengajuan Unggah Berita Media Sosial FH melalui link berikut https://s.ub.ac.id/formuploadmediafhub

2. Lembaga/Mahasiswa konfirmasi pengisian ke bagian PSIK dengan menghubungi nomor kontak 085646765163 (Rama)

Alur Pengajuan Peminjaman Ruang, Alat dan Videotron

  1. Lembaga/Mahasiswa memeriksa terlebih dahulu ketersediaan ruang pada tautan https://fh.ub.ac.id/room/
  2. Adapun template surat pengajuan peminjaman ruang dan alat terlampir https://s.ub.ac.id/peminjamanruangalat2025 . Lembaga dapat mengunduh link tersebut kemudian menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan
  3. Mahasiswa / Pemohon tidak diperbolehkan menggunakan TTD scan atau barcode (wajib menggunakan ttd asli)
  4. Lembaga/Mahasiswa memberikan surat pengajuan ke bagian PLT (Pusat Layanan Terpadu) FH UB (Surat wajib dalam bentuk hardfile)
  5. PLT memproses surat pengajuan
  6. Lembaga/Mahasiswa memeriksa persetujuan peminjaman ruang ke bagian PLT atau memeriksa secara berkala di dashboard ruangan.

Alur Pengajuan Permintaan Vandel

  1. Lembaga/Mahasiswa membuat surat permohonan pengajuan sesuai format Surat Permohonan ditujukan ke Wakil Dekan II Bidang Umum, Keuangan, dan Sumber Daya Fakultas Hukum Universitas Brawijaya mengetahui Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kewirausahaan Mahasiswa
  2. Pemohon tidak diperbolehkan menggunakan TTD scan atau barcode
  3. Lembaga/Mahasiswa memberikan surat pengajuan ke bagian PLT (Pusat Layanan Terpadu) FH UB
  4. PLT memproses surat pengajuan 
  5. Lembaga/Mahasiswa mengecek persetujuan permintaan vandel ke bagian PLT

Catatan tambahan
Permohonan vandel untuk pembicara dan mitra hanya diperbolehkan untuk yang berada di Luar Provinsi Jawa Timur. Untuk wilayah Jawa Timur hanya diperbolehkan untuk pembicara dan mitra yang berlokasi di Surabaya.